Privacyverklaring

In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens TimeLog verwerkt, waarom, hoe lang, en welke rechten je hebt. TimeLog is een dienst van [BEDRIJFSNAAM], Brouwerijstraat 13 bus 2, 9810 Nazareth, ondernemingsnummer [KBO-NUMMER] ("wij").

1. Twee rollen

• Voor de website en de accounts van onze klanten (de bedrijven die TimeLog gebruiken) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking.
• Voor de gegevens die een bedrijf in TimeLog registreert over zijn werknemers (uren, afwezigheden, werven) is dat bedrijf de verantwoordelijke en verwerken wij die gegevens in zijn opdracht. Daarover sluiten we met elk bedrijf een verwerkersovereenkomst. Ben je werknemer en heb je een vraag over je gegevens, richt je dan eerst tot je werkgever.

2. Welke gegevens

• Demo-aanvraag via de website: naam, bedrijf, e-mailadres, eventueel telefoonnummer en bericht. We bewaren die niet in TimeLog; je aanvraag komt enkel als e-mail bij ons toe.
• Account: naam en e-mailadres, en de bedrijven waarvan je lid bent. Werknemers zonder e-mail krijgen een persoonlijke QR-code in plaats van een e-mailadres.
• Werkgegevens: gewerkte uren (begin, einde, werf, omschrijving), in- en uitklokken met de werf-QR (tijdstip, werf, rol), ingediende en goedgekeurde weken.
• Afwezigheden: verlof, thuiswerk en ziekte (zonder diagnose), en eventueel een opgeladen ziektebriefje. Een ziektebriefje kan gezondheidsgegevens bevatten; enkel de werknemer zelf en de beheerders van zijn werkgever kunnen het openen.
• Bedrijfs- en factuurgegevens: klanten, projecten, opdrachten, urenlijsten en facturen, met de contactgegevens die erop staan.
• Technische gegevens: de cookies die nodig zijn om aangemeld te blijven (zie Cookies) en een logboek van verstuurde e-mails (ontvanger, onderwerp, of het lukte).

3. Waarom, en op welke grond

• De dienst leveren die het bedrijf afnam: uren registreren, nakijken, goedkeuren en factureren (uitvoering van de overeenkomst).
• Je aanmelden en je account beveiligen (uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang).
• Facturen bewaren zoals de boekhoudwetgeving het vraagt (wettelijke verplichting).
• Een demo-aanvraag beantwoorden (je toestemming, die je geeft door het formulier te versturen).

We verkopen geen gegevens, tonen geen reclame en volgen je niet met analysecookies.

4. Wie de gegevens ziet

• Binnen een bedrijf: de persoon zelf en de beheerders van dat bedrijf.
• Tussen bedrijven enkel wat er nodig is: een hoofdaannemer ziet van een onderaannemer per dag het aantal mensen en de uren, nooit namen van werknemers. Een klant ziet enkel de urenlijsten en facturen die hem gestuurd worden.
• Onze leveranciers (verwerkers): Supabase (database en aanmelding, opslag in de Europese Unie, Frankfurt), Vercel (hosting van de website en de app) en [E-MAILDIENST] (versturen van e-mails). Als een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat met de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Hoe lang

• Accountgegevens: zolang je account bestaat, en daarna [TERMIJN].
• Uren en afwezigheden: zolang het bedrijf klant is, of korter als het bedrijf ze eerder verwijdert; daarna [TERMIJN].
• Facturen: zeven jaar (boekhoudwetgeving), tenzij de wet een andere termijn vraagt.
• Demo-aanvragen: tot de demo afgelopen is en er geen opvolging meer volgt, en uiterlijk [TERMIJN].

6. Beveiliging

Elk bedrijf ziet alleen zijn eigen gegevens; dat controleert de database bij elke vraag. Verbindingen zijn versleuteld, wachtwoorden bestaan niet (je meldt je aan met een eenmalige link), en wat op een factuur staat kan niemand achteraf nog wijzigen.

7. Je rechten

Je kan je gegevens inkijken, laten verbeteren of wissen, de verwerking laten beperken, bezwaar maken, en je gegevens in een gangbaar formaat opvragen. Mail daarvoor naar hello@saassolutions.be. Gaat het om gegevens die je werkgever in TimeLog bijhoudt, dan helpen we je werkgever om je vraag te beantwoorden.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

8. Wijzigingen

Wijzigt deze verklaring, dan passen we de datum bovenaan aan. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we de beheerders van de bedrijven die TimeLog gebruiken.